Protection des données personnelles
Dernière mise à jour : 22 juillet 2026
La présente politique explique comment les données personnelles sont traitées dans le cadre du portail numérique de Les Grands Cèdres, propulsé par MonCsIA. Nous nous engageons à respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi « Informatique et Libertés ».
1. Responsable de traitement et sous-traitant
- Responsable de traitement : le syndic de la copropriété, [À COMPLÉTER — cabinet, SIRET, adresse], qui détermine les finalités et les moyens du traitement pour le compte du syndicat des copropriétaires.
- Sous-traitant : MonCsIA (éditeur du logiciel), [À COMPLÉTER — société, SIRET, adresse], qui héberge et exploite l'outil sur instruction du responsable, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD).
2. Données collectées
- Identité et contact : nom, adresse e-mail, rôle (résident, conseil syndical, gardien, syndic), bâtiment/lot.
- Contenu du portail : messages/annonces, contacts, horaires, documents, questions/réponses.
- Main courante : incidents consignés (catégorie, zone, description, date), photos, auteur.
- Sécurité : rapports de ronde (prestataire de surveillance), incidents, et — uniquement si la copropriété l'active — plaques d'immatriculation de véhicules en stationnement gênant.
- Communications : e-mails reçus par l'agent, notifications envoyées.
- Données techniques : journaux de connexion, adresse IP (limitée à la lutte anti-spam).
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Gestion de la copropriété et du conseil syndical (suivi des actions, communication) | Exécution du mandat de syndic / intérêt légitime du syndicat |
| Portail résident (annonces, documents, contacts) | Intérêt légitime (information des copropriétaires) |
| Main courante et registre d'incidents | Intérêt légitime (bonne gestion, traçabilité) |
| Sécurité de la résidence, accès des secours | Intérêt légitime (sécurité des personnes et des biens) |
| Lecture de plaques (option) | [À COMPLÉTER — base légale à établir avant activation ; usage encadré par la CNIL] |
| Sonnette d'accueil (message d'un visiteur) | Intérêt légitime / démarche volontaire de l'émetteur |
4. Destinataires
Les données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées : membres du conseil syndical, syndic, gardien (selon leur rôle). Certaines informations du portail sont visibles des résidents. Elles ne sont jamais vendues. Interviennent comme sous-traitants techniques :
- Supabase — base de données et stockage des fichiers, hébergés dans l'Union européenne (Paris, France).
- Vercel — hébergement et diffusion de l'application (États-Unis).
- Resend — envoi des e-mails transactionnels (États-Unis).
- Anthropic (modèles « Claude ») — analyse assistée par IA des messages entrants (États-Unis).
La base de données est hébergée dans l'Union européenne. Certains sous-traitants (application, e-mails, IA) sont établis aux États-Unis et peuvent y traiter des données ; ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne.
5. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Compte et données de membre | Le temps de la relation, puis archivage légal |
| Main courante / registre d'incidents | Durée de gestion utile (registre probant, non supprimable, archivable) |
| Contenu brut des e-mails reçus par l'agent | 1 an (purge automatique) |
| Plaques d'immatriculation | 1 an (purge automatique) |
| Journaux anti-spam (adresses IP) | 7 jours |
6. Sécurité
Les accès sont cloisonnés par copropriété et par rôle. Les données sensibles ne sont pas exposées publiquement, les documents et photos sont servis par liens temporaires signés, le registre de main courante est tracé (audit) et non supprimable définitivement, et les données personnelles au-delà de leur durée de conservation sont purgées automatiquement. Aucune photo de véhicule n'est conservée : seul le résultat de la lecture (le cas échéant) l'est.
7. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- Accès — savoir quelles données vous concernant sont traitées.
- Rectification — corriger une donnée inexacte.
- Effacement (« droit à l'oubli ») — demander la suppression de vos données.
- Opposition et limitation — vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime.
- Portabilité — récupérer vos données dans un format lisible.
Pour exercer ces droits, contactez le syndic à [À COMPLÉTER — e-mail de contact / DPO]. Nous répondons dans un délai d'un mois. Le conseil syndical dispose d'un outil interne permettant d'effacer sur demande une plaque ou les données d'une personne.
8. Cookies
Le portail n'utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (maintien de la session de connexion). Aucun cookie publicitaire ou de suivi tiers n'est déposé.
9. Réclamation
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL — Commission nationale de l'informatique et des libertés — 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, www.cnil.fr.
⚠ Modèle à faire valider par le syndic / un conseil juridique avant publication. Les mentions [À COMPLÉTER] doivent être renseignées ; la base légale de la lecture de plaques doit être établie avant toute activation de cette fonctionnalité.